Cómo diseñar tablas - Parte 3 de 3

Llegamos al final del manual "Cómo diseñar tablas" con el tercer y último capítulo de este manual. En esta fase final hablaremos de funcionalidades que deben tener las tablas, de cómo conseguir que la cabecera sea fija, etc. para conseguir tablas legibles, usables y altamente funcionales.

Además, he añadido una última sección con algunas recomendaciones generales finales para poder convertirte en el/la súper crac de las tablas ;)

Notas del episodio

Enlaces mencionados en el podcast

Aquí encontrarás los enlaces a las fuentes más destacadas para la realización de este episodio:

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Transcripción del podcast por si lo tuyo es leer a tu rollo con una buena taza de te/café/mate...

No paraba de ver cómo los demás se tiraban al canal y, siendo muy sincera, me cogió un ataque de risa.

Soy una buena persona y no disfruto ni mucho menos de las desgracias ajenas. Así que permitirme que me explique:

Hace poco asistí a un evento online. Los organizadores habían querido crear una experiencia de usuario realista, que permitiera mucha interacción, etc.
El concepto era bueno, pero la plataforma elegida resultó ser confusa para muchos asistentes.

El registro se me hizo muy largo y pesado. Después, resultó que no tenía permisos para entrar en las conferencias. Cada vez que con el muñeco de mi avatar entraba en el edificio  de la interfaz gráfica  donde se daban las conferencias, volvía a salirme la pantalla de inicio con un canal de agua, un puente y el edificio a lo lejos.

Lo mismo les sucedía a muchos más usuarios. Pronto la pantalla se llenó de avatares de otros usuarios con el mismo problema. Los veía cómo corrían de un lado a otro de la pantalla buscando como locos si había otra manera de entrar.

Desesperados, todos buscábamos una solución. La desesperación llegó al límite cuando de repente muchos se empezaron a tirar al canal de agua. Mi avatar se puso entonces a bailar porque resulta que eso es lo que hacía a los pocos minutos de inactividad. Mientras tanto, alrededor… ¡paff! otro al agua… ¡paff! y otro más.

Ahí ya me cogió el ataque de risa. Suerte que pude llamar a otra persona que también iba al mismo evento online y había conseguido entrar y me dijo cómo solucionarlo.

En fin, si no quieres que tus usuarios se acaben tirando de los pelos, y mucho menos al canal, aunque sea virtualmente, cuando utilicen las tablas que diseñes, te recomiendo el episodio de hoy con la tercera y última parte del manual Cómo diseñar tablas.

¿Empezamos?

Funcionalidad en las tablas

Como siempre en diseño web/app, uno debe mantener claro el objetivo de lo que está haciendo en todo momento e ir recordándoselo de vez en cuando para asegurar que no se olvida.

Así pues, cuando estemos diseñando tablas, es muy útil hacerse la pregunta de “¿para qué servirá esta tabla? ¿Quién la utilizará y con qué finalidad?”. Nada de preguntárselo una vez al principio y a partir de ahí trabajar como una machaca sin pensar más.

Depende de cada caso, el público objetivo será uno u otro, con unas necesidades concretas, etc. Pero lo que seguro que se dará en todos los casos es que, en líneas generales, el objetivo de la tabla será permitir a los usuarios escanear, entender, analizar, comparar y poder tomar decisiones y acciones a partir de esta información.

Para ello será conveniente crear y mantener un contexto para los datos, permitir paginación, etc. Tal y como veremos en este artículo.

Si además de diseñar también eres programador frontend, lo más recomendable es que busques la librería JavaScript que permita hacer fácilmente las diferentes funcionalidades que deseas.

Si no programas, lo más conveniente es que comentes con el equipo técnico la funcionalidad que deseas para asegurar que no hay ningún problema por su parte.

Contenidos del capítulo

Esta última parte del manual consta de 8 breves secciones:

  1. Mantener el contexto
  2. Jerarquizar la información
  3. Priorización de acciones comunes
  4. Filtros en tablas
  5. Columnas de ancho variable
  6. Personalización de columnas
  7. Ordenación de columnas
  8. Paginación de la tabla

Por último, he añadido también:

  • Unas recomendaciones finales que creo que os pueden ser especialmente interesantes para acabar de ser los cracks del diseño de tablas.
  • Una breve explicación sobre la aplicación de responsive design en tablas.

Mantener el contexto

En las diferentes plataformas que he trabajado hasta ahora suele haber un factor común: la importancia de mantener el contexto y evitar los saltos de pantalla lo máximo posible. Estos saltos de pantalla son para el usuario saltos en el proceso mental, en la ejecución de una acción y en la comprensión de los datos en sí.

Cuando el usuario está haciendo un análisis de unos datos en una tabla, saltar de una pantalla a otra es una interrupción en su proceso mental. Además, puede tener que recordar información relacionada que aparecía en la pantalla anterior y que puede que ahora no aparezca.

La cabecera de las tablas da precisamente ese primer contexto básico y fundamental, por lo que es especialmente conveniente que estas cabeceras siempre estén visibles, aunque se haga scroll hacia abajo, manteniendo así el contexto de los datos que hay en cada columna.

En este sentido, el problema te lo encontrarás cuando diseñes tablas para datasets (conjuntos de datos) muy largos. Al hacer scroll hacia abajo para ver los siguientes datos, la cabecera deja de estar en la pantalla. Esto es muy incómodo para el usuario porque debe recordar qué indicaba cada columna.

Si hay dos o tres columnas y con datos muy distintos, no es tan complicado, pero si tienes varias columnas y además con tipos de datos similares, la cosa cambia.

Cabeceras fijas: contexto continuo

Para evitar este problema se puede hacer que la cabecera sea fija. Cuando el usuario haga scroll hacia abajo, la cabecera de la tabla quedará fija mientras serán las filas sólo las que harán scroll.

Si eres como yo que además de diseñar también maquetas, puedes pelearte bastante para conseguirlo. Pero en realidad es muy sencillo, el truco está en hacer que el th sea fixed.

A continuación puedes ver el código para lograrlo:

En otros casos, puede interesar fijar la primera columna porque contiene información que identifica los datos. Puede ser por ejemplo el caso de una tabla que se extiende mucho horizontalmente y que en la primera columna se indica el país o el año al que esa información hace referencia.

2. Jerarquizar la información

En algunos casos es inviable poner toda la información que desea el cliente en cada fila. Si lo hicieras, quedaría una tabla extremadamente ancha y muy incómoda de utilizar.

Esta situación se da a menudo cuando se define y diseña una app o webapp orientada al análisis de datos, o un CRM, o cualquier otra aplicación que se caracterice por ofrecer la funcionalidad de gestionar, y/o relacionar/analizar datos.

Además, según la información que deseemos mostrar, tampoco es muy conveniente ponerla en la misma fila. Por tanto, para mejorar la usabilidad, lo recomendable es analizar y determinar:

  1. Qué información es de primer orden y debe aparecer en la tabla
  2. Qué información es detalle, y no tiene por qué estar en la misma tabla o siempre visible. Recuerda que aún así debe haber un acceso fácil y usable a este detalle adicional.

La típica opción para dar esta información adicional es añadir un enlace en la misma fila para mostrar esa información extra en otra página o en un modal. Pero si abrimos una página nueva, perdemos el contexto de la tabla y de la fila.

Si además el usuario sólo necesita ver esa información con carácter de consulta, forzarle a cargar una página nueva, perder la anterior y perder el contexto de la columna, puede ser muy pesado. Sobretodo si quiere ver esa información para varias filas diferentes.

Un modal no es mala opción porque permite crear más foco de atención en la información adicional y acciones, sin abandonar la página actual con la tabla.

Sin embargo, en mi experiencia los modales dan problemas a veces y pueden molestar a algunos usuarios, sobretodo si visitan la tabla desde un dispositivo móvil. Además, suelen tapar gran parte de la zona central de la pantalla, con lo que perdemos completamente de vista la tabla, es decir, el origen de la consulta.

Por todos estos motivos, puede ser muy interesante utilizar una fila expansible. Veámoslo con un ejemplo. En el caso de una aplicación de ventas que tiene una tabla de pedidos:

Podríamos desear ver un detalle del pedido. Dicho detalle puede consistir simplemente en un listado con el nombre de los productos incluidos en el pedido, el número de unidades solicitadas, el importe por producto y la suma total.

Así pues, el id del pedido podría ser un enlace con un texto más pequeño que indique ver detalle. Al hacer clic sobre este enlace, la fila se extiende hacia abajo, empujando las filas inferiores hacia abajo, y se muestra así el el detalle. Este detalle podría ser incluso una tabla dentro de la tabla padre.

De esta manera, el usuario puede consultar el detalle de todos los pedidos que desee sin tener que abandonar la tabla de pedidos. Y por tanto, desde el pedido mismo en la tabla.

A mí personalmente hay otra solución que me parece mucho más potente y versátil, es el quick view recomendado en el artículo How to design data tables that don’t suck – The 20 rules guide, publicado en The Mobile spoon. La verdad es que coincido plenamente con las recomendaciones del artículo y os invito a leerlo.

La solución del quick view se basa en un panel lateral que se abre desplazándose desde la derecha de la pantalla hacia el interior de esta cuando el usuario hace clic en un registro de la tabla.

Esta solución es versátil porque este panel puede contener información adicional del registro, o puede haber incluso un formulario para editarlo. Las ventajas de este sistema son muchas:

  • El usuario está en el mismo contexto, no hay salto como pasa al cortar para abrir otra pantalla. Sigue por tanto ubicado. El pop up sería la alternativa a este sistema pero rompe mucho más con el contexto. Además, el pop up suele tapar en gran parte el centro de la pantalla donde es muy probable que esté la información útil para el usuario.
  • Es fácil de usar e intuitivo, si está mínimamente bien diseñado, incluido el formulario y botones o elementos de acción que haya en el panel.
    Si necesitamos mostrar mucha información, el panel lateral puede tomar fácilmente incluso la mitad o más parte de la pantalla y aún así permite mostrar el contexto mínimo que queremos mantener de fondo. Además, permite un cómodo scroll vertical.
  • En dispositivos móviles con pantallas muy pequeñas, el panel lateral puede llegar a ocupar toda la pantalla, pero probablemente dará muchos menos problemas que los pop ups que acaban muchas veces dando problemas técnicos con el scroll, etc.

3. Priorizar acciones comunes

Otra buena práctica a la hora de diseñar y crear tablas consiste en priorizar acciones comunes. De esta manera, permites a los usuarios realizar de forma fácil y sencilla acciones que se dan a menudo en la tabla.

Por ejemplo, imagina que tienes que diseñar una tabla en la que se permite para cada registro (filas) las acciones editar, duplicar y eliminar.

La primera solución que viene a la mente es crear una última columna en la cual estén los botones de texto o icono para estas acciones.

De esta manera, se puede hacer clic en el botón duplicar para añadir otra fila idéntica a una existente. Sin embargo, esta primera aproximación no es la solución ideal, porque si hay muchas filas, esos botones se pueden convertir en elementos visuales que ganen mucho peso debido a su repetición, por lo que pueden resultar molestos visualmente. Y además, estamos perdiendo el espacio de una columna más para esos botones.

3 posibles alternativas:

  1. Mostrar siempre las acciones al final de cada fila mediante un menú contextual. Seria el típico botón de 3 puntos que suele haber en muchos cards, pero para cada fila de la tabla.
  2. Mostrar las acciones sólo con el hover. La usabilidad de este sistema es muy baja porque implica que el usuario dedique una rato a investigar y hacer pruebas moviendo el ratón por la pantalla hasta dar con ellas.
  3. Dar la opción de acciones en lote para acciones repetitivas. En este caso, las filas son seleccionables y las acciones se encuentran en un campo del tipo select que se encuentra justo encima de la tabla.De esta manera, el usuario podría aplicar la acción a una única fila, o podría hacerlo a varias filas a la vez. Para editar no tiene sentido. Sin embargo, para duplicar y eliminar es una opción muy interesante porque permite al usuario reducir enormemente el tiempo necesario para duplicar o eliminar un conjunto de filas.

4. Manipulación y análisis de datos mediante filtros

Otra funcionalidad muy útil y práctica en las tablas es la de filtrar. Recordemos que las tablas tendrán como objetivo siempre presentar unos datos para que el usuario pueda ver una información concreta, o comparar, o detectar patrones, etc. Es decir, mostrar los datos para que el usuario pueda entenderlos y procesarlos según necesite. La funcionalidad de filtrar puede ser una gran aliada del usuario para conseguir estos propósitos.

Por eso, a no ser que tengas una tabla de 15 filas o menos, con datos muy básicos y diferentes, y con pocas columnas, que el usuario pueda gestionar fácilmente sin ninguna ayuda, en el resto de casos es recomendable poner filtros que permitan analizar los datos para encontrar patrones, comparar registros, encontrar valores específicos, etc.

A la hora de definir la funcionalidad de filtrado, puedes mostrar filtros básicos, es decir, aplicar un conjunto de parámetros ya preestablecidos. Por ejemplo, filtrar por categoría (o por cualquier otra columna que sea especialmente útil para el análisis de los datos o encontrar información), mostrar las filas con valor de columna x superior al 50%, etc.

Para datos más complejos o que requieran filtros más adaptados al usuario, puedes diseñar un sistema de filtros más personalizables por el usuario. Por ejemplo, puedes crear un filtro personalizable para una columna con fechas, de manera que este filtro permita al usuario configurarlo para elegir el rango de fechas en concreto que desea.

Este tipo de funcionalidad de filtros más avanzados permite a los usuarios analizar y comparar resultados muy específicos en tablas de datos numéricos complejos. Por ejemplo, puede permitir seleccionar qué columnas se desean comparar y que campo deben tener.

5. Columnas de ancho variable

A menudo acaba sucediendo que en un momento u otro alguna columna requiere más espacio para sus datos. Puede ser la columna para el nombre de personas, o para mostrar unas notas breves del registro que contiene la fila, etc.

Sea como sea, son datos que pueden tener una longitud muy superior a lo que se esperaba cuando hiciste el diseño.

Las columnas fijas acaban siendo incómodas para el usuario porque necesitará ver esa información completa. Puede ser que ocupe varias líneas, cosa que tampoco será agradable si incluso se están partiendo nombres continuamente por la mitad. O puede ser que a los x caracteres se corte y se muestren unos puntos suspensivos.

Los datos cortados pueden convertirse fácilmente en otra experiencia frustrante para el usuario cuando está viendo los datos en una tabla.

Una solución a esta situación es permitir que el usuario pueda variar el ancho de las columnas. Así el decide a qué columnas quiere dedicar más espacio y cuáles no le importa que tengan los datos cortados ahora mismo.

También puedes diseñar que con, algún tipo de programación, al hacer clic o hacer hover sobre una celda, se vea el contenido completo de esta. Pero esta opción tampoco es práctica ni usable para ver toda la información fácilmente, y mucho menos para poder compararla.

6. Columnas personalizables

Otra opción para facilitar el uso de la tabla tanto para encontrar información como para permitir comparar, etc. consiste en permitir a los usuarios elegir qué columnas deben mostrarse en la tabla.

De esta manera permites a los usuarios añadir, eliminar y reordenar las columnas basándose en sus preferencias y uso de la tabla.

También puede añadirse la funcionalidad de guardar estas preferencias de columnas en cookies, de manera que el usuario no tenga que repetir la selección de nuevo, o pueda crearse diferentes presets entre los que elegir según le interese en cada momento.

Esto es típico en las aplicaciones de facturación en las que puedes elegir por ejemplo si deseas ver la fecha de expedición, de expiración, el IVA, otros impuestos, base imponible, etc. Lo eliges una vez, trabajas con lo que te interesa, y cuando vuelves la próxima vez el programa tiene guardadas tus preferencias de visualización de la tabla de la última vez y no necesitas volver a configurarlas.

7. Ordenar columnas

De la misma manera que puede ser muy útil para el usuario poder elegir qué columnas desea ver, también puede ser de gran utilidad para el usuario o usuaria elegir en qué orden desea verlas.

Añadir la opción de permitir ordenar las columnas, puede ser pues una muy buena manera de aumentar la usabilidad y utilidad de la tabla para el usuario.

Por ejemplo, imagínate el caso en el que has diseñado una herramienta de gestión para una empresa que quieres desarrollar su propia herramienta. El objetivo de la empresa era poder controlar la producción en las fábricas gracias a esta nueva plataforma. La herramienta muestra gráficos y tablas con los datos.

En un momento dado se decide investigar, mediante la nueva herramienta que has diseñado, los datos para encontrar qué puntos están fallando y están provocando demoras en la producción. Se encomienda la tarea a dos usuarios: usuario A y usuario B.

El usuario A se organiza las tablas que utiliza en el análisis y pone primero de todo las fechas que aparezcan en las tablas. El usuario B , al cual le han encargado que ayude a A en el análisis, se pone también en su propio ordenador.

Sin embargo, el usuario B encuentra más interesante hacer su estudio basando su análisis en las líneas de producción. Así que pone en primer lugar las columnas relativas a las líneas de producción.

Los dos están trabajando en la misma tabla para realizar un estudio que responda una misma pregunta. Ahora bien, lo hacen desde ópticas distintas con planteamientos distintos.

Poder reordenar las columnas y filas como les interese más les facilitará enormemente el trabajo. De nuevo, si el orden fuera fijo, sería un obstáculo más en su análisis al que se tendrían que adaptar. O acabarían exportando los datos a un excel para manipularlos como desearan, pero entonces ¿Para qué se invirtió en diseñar e implementar esta herramienta?

8. Incluye paginación

Si la tabla es muy larga, lo más recomendable es separarla en diferentes páginas mostrando un número específico de líneas por página.

Recuerdo el caso de una aplicación en la que el cliente no quería que se cortara ni paginara la tabla en la que se mostraba la información sobre los productos que estaban comparando. El cliente tenía sus motivos relacionados con diferentes funcionalidades y objetivos de la plataforma, así que no conseguimos cambiarle de opinión.

El problema era que la cantidad de productos era tal, que generar esa tabla en el servidor y enviarla al navegador del cliente provocaba que la página tardara en cargarse. Pero eso no es todo, el navegador tiene un número máximo de elementos que puede cargar correctamente. En este caso se superaba y la tabla quedaba cortada.

Finalmente se solucionó mediante la combinación de diferentes estrategias técnicas. Pero esto fue un caso aislado. En el resto de casos, mi recomendación es que las tablas largas se puedan cortar y paginar. 

El caso se ve claramente cuando visualizas ejemplos como el siguiente: imagina una aplicación para un gran supermercado que deba mostrar la información básica sobre los productos que vende.

El usuario no necesita ver todos los productos clientes, ni esperar 10 minutos a que se cargue la página o la pantalla. Lo que probablemente deseará será ver los nuevos, los más activos, etc. Y tener a mano un buen filtro y opción de búsqueda y ordenación para encontrar el que desea en cada momento.

3 últimas recomendaciones o best practices en el diseño de tablas

3.1. Ponte en el peor de los casos

A la hora de diseñar una tabla, te recomiendo que si no tienes datos reales te pongas en los peores casos para las medidas. Además, cuando diseñes, hazlo considerando las pantallas más pequeñas que usarán los usuarios que visiten las tablas. No sólo lo tengas en cuenta para el layout, tenlo también para el copy si no tienes datos reales.

Por ejemplo, para la columna “Producto” no utilices nombres de producto como “Lorem ipsum”. Utiliza textos largos. Yo a veces incluso lo pongo literal y en vez de “Lorem ipsum” escribo cosas del estilo “Nombre de producto muy, muy largo de ejemplo”. Aunque antes de llegar a este extremo pido encarecidamente al cliente que me pase datos reales.

Por experiencia, sé que los datos que llegan luego a tener los clientes superan la ficción. Recuerdo el caso de una tabla en la que había una lista de productos educativos y la primera columna era el id. Había pedido al cliente datos reales varias veces pero no había manera de que me los pasara. En realidad, ni ellos los tenían aún porque estaban reformulando todo el sistema de identificación de productos y descripciones, lo cual afectaba al id, nombre del curso y descripción.

Así pues, para no demorar mi proceso, finalmente puse en los wireframes iniciales id’s del estilo “curso-id-5463”, pensando que ya era suficientemente largo.

Entonces llegó la siguiente reunión y en ella el cliente tenía por fin un listado de unos cuantos productos con datos reales. Abrió un excel, ¡y mi mandíbula inferior se abrió hasta el suelo del susto! Sus id’s me dejaron estupefacta porque eran strings del estilo «C-programa-finanzas-empresa-expert-2020-mb1_a_372». Así que sólo la id del curso podía llegar a tomar un cuarto de ancho de pantalla en los portátiles y dispositivos de medidas reducidas!! Difícilmente diseñas pensando que algo así puede darse… así que: siempre que sea posible, diseña con datos reales. 

3.2. Altura de celdas

Otra recomendación a aplicar siempre que sea posible: mantén la misma altura para todas las celdas.

Para ello deberás considerar técnicas como las comentadas en este capítulo (text ellipsis para textos muy largos, permitir expandir y colapsar las filas para mostrar todo el texto completo, etc) . Puedes incluso considerar la opción de diseñar la altura de fila de dos líneas de texto en vez de uno si ves que esto puede resolver gran parte de los casos.

3.3. Limita los colores

Evita utilizar demasiados colores. A la práctica, 1 o 2 colores suele ser suficiente para la tabla. sólo en el caso de columnas de tipo estado puede ser útil y práctico para el usuario que se usen más colores (uno por estado). Por ejemplo, al estilo semáforo, en una tabla de pedidos recibidos, la columna “estado del pedido” podría ser “Enviado” en verde, “Pendiente” en naranja y “Cancelado” en rojo.

La misma recomendación de minimizar el número de colores es aplicable al número de fuentes y estilos de fuentes , iconos de estado y botones.

Responsive design para tablas

En cuanto a la adaptación de tablas a diferentes pantallas, no es una adaptación fácil ni trivial.

Si la tabla tiene muchas columnas, una posible adaptación consiste en permitir que la tabla tenga scroll horizontal en pantallas en las que no quepan todas la columnas. De esta manera, el usuario puede moverse con el scroll horizontal para ver más datos.

Otra posible opción sería cambiar las filas de cabeceras a una disposición en columna y mantener la posibilidad de hacer scroll horizontal. De esta manera podemos mantener las cabeceras siempre visibles, como si tuvieran un efecto de fixed header. Así mantenemos el contexto para el usuario mientras va investigando los datos de columna en columna.

Si jugamos con esta opción de intercambiar filas de cabecera a columna de cabecera, tendremos que comprobar que la tabla tiene sentido y se sigue entendiendo bien, aunque probablemente sea menos intuitiva.

Si queréis más información sobre cómo aplicar estas técnicas, podéis acceder al artículo Table Design Patterns On The Web de Huijing Chen, publicado en Smashing Magazine. En él encontraréis más detalle y los enlaces a los manuales que explican el código para conseguir estos efectos.

Conclusiones

Hasta aquí llega el tutorial de 3 episodios de duración en el que hemos hablado sobre el diseño de tablas para conseguir mejorarlas tanto a nivel de UI como de UX.

Te recuerdo que en el próximo capítulo tendremos una entrevista muy interesante con un estudio de diseño que nos abre sus puertas, sumando así su grano de arena a conseguir ayudar a la comunidad de diseñadores y diseñadoras. 

Tanto si eres un diseñador gráfico por cuenta propia, un diseñador web, un estudio de diseño, etc.,  te recomiendo enormemente esta entrevista.  ¡Verás que lo que empezó como una simple entrevista se convirtió en toda una masterclass!

Y ahora, sólo decirte que muchas gracias por escucharme/leerme. Si te ha gustado y te ha parecido interesante este podcast/artículo, puedes subscribirte a mi newsletter para no perderte los próximos capítulos y poder acceder a los materiales exclusivos para los suscriptores.

Y con esto me despido. Te espero en el episodio de la semana que viene con más conceptos, herramientas y metodologías para negocios User Interface y data visualization que te ayudarán cada vez a empoderarte más y más, y llegar más y más lejos.

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