Cómo enfrentar el desbordamiento por sobrecarga de trabajo

La sobrecarga de trabajo es un mal común entre los diseñadores que trabajan por cuenta propia o con un estudio de diseño propio. Pasamos a menudo de la gran sequía a la gran remojada, creándonos tensión, estrés y ansiedad.

En el episodio de hoy trataremos dos puntos a atacar para conseguir evitar el desbordamiento, o por lo menos minimizarlo todo lo posible.

Notas del episodio

Enlaces mencionados en el podcast

Aquí encontrarás los enlaces mencionados en el podcast:

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Transcripción del podcast por si lo tuyo es leer a tu rollo con una buena taza de te/café/mate...

El confinamiento i post-confinamiento casi me mata, pero no por no salir de casa.

Ni ostracismo, ni depresión por no salir o por privación de ver a seres queridos.

Lo que realmente tocó mi salud fue el desbordamiento de trabajo.

No me quejo. Sé que muchas personas se quedaron en el paro, o en ERTE o ERTO o con la fórmula legal de turno que les tocara, o tuvieron que cerrar su negocio.

Así que yo era una afortunada porque tenía mucho trabajo, pero mi salud decayó y mi estado mental estaba que se aguantaba con pinzas. Así que lo de afortunada depende de cómo se mire…

Hablé con algún que otro estudio de diseño y diseñador por cuenta propia, también con programadores y con agencias web. Todos parecían estar igual que yo. ¡Más afortunados a añadir al club!

Pero cuando el cuerpo y la mente no aguantaban el ritmazo, llegó el momento de dar el siguiente paso en cualquier crisis.

¿Quieres saber cuál fue para que tú también puedas aplicarlo? Escucha o lee el episodio de esta semana para descubrirlo.

¿Empezamos?

Con el episodio de esta semana reemprendo de nuevo el podcast. Intenté mantenerlo cuando empezó el confinamiento y la situación se ponía cada vez más rara y estresante, pero enseguida la situación se convirtió en insostenible.

El desbordamiento de trabajo junto con las responsabilidades y obligaciones familiares fueron la combinación ideal para que finalmente decidiera parar máquinas en algunos proyectos. Y, lamentablemente, este podcast fue uno de ellos.

Por cierto, quiero que quede claro ante todo qeu el episodio de hoy es un canto al optimismo. Es verdad que la situación tuvo secuelas en mi salud mental y física [es decir, que acabé hecha polvo]. Pero también hubo buenos momentos junto a mi familia. Además, a nivel profesional conseguí buenas oportunidades para trabajar con algunos clientes de forma más estable en proyectos más largos.

Así pues, ¡no está nada mal! De todas formas, decidí que lo vivido podía ayudar a otros. Por eso el podcast vuelve precisamente con este tema, para así ayudar a los diseñadores que puedan estar en situación de saturación de trabajo como me pasó a mí.

La semana que viene volveremos con los temas de visualización, UI, etc. Ya sabéis que me gusta alternar contenidos de consejos sobre crear tu propio negocio o trabajar por cuentas propia como diseñador, con contenidos más técnicos sobre visualizaciones, etc.

Fuera los personajes

La primera lección aprendida es más bien de humildad y honestidad. Cuando decidí reemprender el proyecto tenía varias opciones. Una de ellas era volver airosa como si nada. Rollo “Lo tengo todo controlado, puedo hacer todo como yo quiero, soy un triunfo andante las 24horas del día los 7 días de la semana”.

Sin embargo hace poco leí en un libro de Anxo Pérez que a esto le llama “el personaje”. Pero es un peligro, el personaje, porque es todo exterior. Son todo máscaras y escaparates.

“El personaje” tiene como objetivo dar esa imagen de que siempre sabemos lo que hacemos, lo hacemos bien, y todo nos va de fábula. Y ese personaje no es la realidad, y además crea tensión a una misma. No te permite fallar y ser humano. Tienes que mantener esa exigente imagen.

Así que una vez detectada la existencia del “personaje” y lo fácil que puede ser crearse uno, decidí ser honesta y humilde y compartir que no todo fue exactamente genial.

A ver, de estos últimos 4 meses han salido proyectos muy interesantes. Todo tiene siempre su lado positivo. Pero dejar de lado el personaje tenía muchas ventajas que valían la pena.
La primera: me quita estrés a mí de encima. Comparto lo que me funciona, lo que ya sé y todo lo que voy aprendiendo. Pero soy humana, y sin personaje no tengo que esconderlo.

Y la segunda razón casi aún más valiosa es que si este podcast puede ser valioso, es porque a ti te sirva para aprender. Si yo comparto también los momentos difíciles en mi trabajo y explico qué me ha ayudado a superarlos, te aporto mucho más que si sólo te hablo de lo que ha ido súper bien.

Así pues, si a veces necesitas demostrar ante el mundo que nunca fallas, que todo te va perfecto, que eres genial 24×7… cuidado no sea el personaje promovido por falta de autoconfianza el que está sacando la cabeza e intentando hacerse un sitio. Desde mi punto de vista, más vale dejar los personajes de lado y seguir trabajando y aprendiendo siendo nosotros mismos.

Cuando aumenta la demanda y fallan tus recursos

No sé cuál ha sido tu situación. Igual te has encontrado en un ERTE o ERTO, o sin proyectos, o todo lo contrario y por un motivo u otro te has visto desbordado/a durante el confinamiento. Sea cual sea tu situación, te animo a compartirlo en los comentarios de este episodio  y explicar cómo lo enfrentaste tú. Seguro que a muchos otros profesionales les servirá tu experiencia.

En mi caso, yo tenía un plan antes del confinamiento, es decir, tenía unos proyectos entre manos y una red de personas con las que llevarlos a cabo.

Pero llegó el dichoso confinamiento y varios clientes decidieron hacer una apuesta para llevar al ámbito online su negocio. Es decir, decidieron utilizar el tiempo de confinamiento para replantear su modelo de negocio y que fuera digital, ofrecer nuevos servicios y plasmarlo en la web, o crear y lanzar una nueva web o app.

Mientras la demanda de propuestas crecía por un lado, mi red de profesionales empezó a fallar. A veces fueron temas familiares, como padres o madres mayores enfermos (aunque no fuera de covid-19), otras veces se encontraron que sus conexiones a internet en casa fallaban y los servicios técnicos de los proveedores no estaban al 100% y no les atendían, o simplemente a ellos también les desbordaba otros proyectos que llevaban…, así que el trabajo en remoto se hacía imposible.

Siendo muy honesta, por un motivo tras otro, me encontré de repente desbordada con una carga de trabajo elevada y bastante sola para hacerlo.

Desbordamiento generalizado: mal de muchos, consuelo de tontos

Las pocas conversaciones que pude mantener con estudios de diseño o diseñadores por cuenta propia, me llevaron a ver que a otros les estaba pasando lo mismo en cuanto a nivel de desbordamiento.
También detecté que incluso las grandes empresas que siempre habían sido muy estables se estaban encontrando con problemas importantes.

Podría haberme quedado con aquel pensamiento de “bah! a todos nos está pasando lo mismo, es normal”. Es decir, el famoso: “mal de muchos, consuelo de tontos”.
Sí que es verdad que te anima ver que no eres la única persona a la que le pasa una cosa que le está afectando tan seriamente. Pero desde mi punto de vista, esta ayuda debe tomarse con mucho cuidado y utilizarse para que te sientas humana en vez de pringada o con mala suerte.

El siguiente paso, según mi forma de verlo, era no quedarme aquí, sino analizar qué había pasado a nivel interno. Es decir, cómo estaba montando mi negocio y mi forma de afrontar los proyectos que provocaba que me pasara lo que estaba pasando.

Una buena red de profesionales contra el desbordamiento

Es verdad que había habido muchas causas externas que yo no podía controlar. Pero a la vez, estaba haciéndose visible varios problemas que estaba teniendo.

Así pues, al analizar cómo estaba construyendo mi trabajo para conseguir tener un negocio propio detecté dos problemas fundamentales, que además creo que están muy extendidos en nuestro sector:

1. la falta de una red suficientemente estable.

En otras palabras: mi red no era suficientemente grande y tenía cuellos de botella importantes. Para algunas tareas o tipos de trabajo, si fallaba una persona tenía un problemón.

Solucionar esto no es fácil ni puede hacerse de hoy para mañana porque la solución parte de relacionarse con más personas, más networking online o presencial, como puedas, pero networking, y así conseguir encontrar las personas con las que trabajas a gusto tanto por su manera de hacer como por los resultados obtenidos.

Puede ser que detectes al escuchar esto que tú padeces el mismo mal en tu trabajo. O a lo mejor puede ser que al sentarte a analizar cómo podrías afrontar desbordamientos de trabajo detectes que tu solución pasa por productivizar más tus servicios.

En cualquier caso, un punto que considero muy importante es que una vez detectes qué te impide poder afrontar mejor las sobrecargas de trabajo, a la hora de pensar en la posible solución, analices también qué quieres a medio y largo plazo, y lo tengas muy presente.

Por ejemplo, puede ser con la situación actual o que durante o después del confinamiento hayas tenido que virar un poco o mucho en tu negocio. Esto no tiene por qué ser malo, siempre y cuando tengas claro a dónde quieres ir, qué quieres conseguir, y cuál es tu meta final.

Si decides productivizar tus servicios, genial. Pero hazlo teniendo en cuenta esa meta final, no sea que una vez que lo hayas conseguido productivizar te encuentres con un negocio o un trabajo que no te gusta, que no permite que des lo mejor de ti, etc.

En realidad, esto es aquel típico ejercicio de “cierra los ojos e imagínate a ti mismo en 3años, en 5, y en 10. Dónde estás en cada momento?”

Otras opciones: la búsqueda de nuevas oportunidades de colaboración y trabajo

Volviendo al punto de conseguir aumentar la red, otra recomendación que yo también he retomado después del confinamiento es la de buscar generar oportunidades y tomarlas cuando vengan.

Esto quiere decir estar pendiente de posibles nuevos servicios que peudes lanzar, de detectar e intentar conseguir nuevas alianzas de trabajo con tu red de profesionales con los que colaboras en proyectos, etc.

En este punto, sin embargo, además de buscar entre los profesionales con los que trabajas y compartes proyectos, también se trata de buscar entre los clientes que tienes.

En este sentido lo que yo recomendaría a cualquier persona, porque es lo que a mí más me funciona, es intentar trabajar para clientes que sean buenas personas, respetuosos, con los que puedas tener buena onda y compartir visión.

Dicho de otro modo, intenta que a nivel humano y profesional os entendáis.

A ver, todos hemos tenido en algún momento, por lo menos, clientes con los clientes que no encajas mucho. Pero mi experiencia ha sido que con este tipo de cliente acabas trabajando para acabar el proyecto siendo siempre profesional y buscando dar buenos resultados, pero con una clara meta de cobrar y poder pasar a otros proyectos con otros clientes, sin conseguir ningún beneficio más para las dos partes.

Ahora bien, cuando existe la conexión es cuando se dan las bases para que surjan oportunidades.

Esta conexión implica por tu parte investigar cuál es la visión de los clientes en su negocio, qué buscan con él, su forma de conectar, etc. y ver si encajas tú bien. Si no sabes esto, puedes encajar muy bien a nivel personal, les puede gustar tu forma de trabajar, y tal, pero se perderán oportunidades.

Así pues, durante la relación con tus clientes, en las reuniones, llamadas, etc. vas poco a poco conociendo cada vez más a tu cliente, y él a ti, detectando de esta manera si encajáis juntos y haciendo crecer vuestra relación y confianza mutua, hasta que, si realmente sois afines y os complementáis, pueda darse la oportunidad que comentaba antes de seguir creciendo juntos de nuevas maneras.

Este crecimiento puede ser en la forma de que te pidan tus servicios o los de tu estudio de una forma fija, por ejemplo, o puede ser que te planteen la posibilidad e colaborar en un nuevo negocio, o que tu detectes un posible nuevo negocio y veas en el cliente un aliado para hacerlo juntos o que colabore de alguna manera.

En cualquier caso, es importante mantener siempre la mentalidad ganar-ganar, es decir, que pase lo que pase tanto tú como tu cliente hayáis crecido u obtenido cualquier otro tipo de beneficio.

2. Seguir vendiendo mis horas

Sigo trabajando mucho en modo consultoría. Y esto tiene el gran limitante de que son mis horas y yo tengo que estar siempre presente en todo momento. No es a lo que aspiro a largo plazo.

Este tema está muy bien tratado en el libro: “El mito del Emprendedor”, del que hablamos en los episodios … Como siempre, podéis encontrar el enlace del libro en maria-pascual.es/podcast, en el episodio de esta semana (el núm. 43).

Había encontrado personas con las que trabajaba bien pero para muchos detalles seguía notando que sólo yo trabajo ciertas cosas como a mi me gusta, tanto a la hora de diseñar, como de maquetar como de gestionar los proyectos. No soy reemplazable.

Si recuerdas los episodios que te comentaba antes o lees el libro que te mencionaba, sabrás que es imposible crear un negocio con esta base. Siempre estaré vendiendo mis horas.

Me cuesta mucho porque me contactan porque yo les gusto. Tengo que seguir trabajando. Esto pasa también por ampliar red.

Conclusiones

Con esta reflexión post-covid que espero pueda ayudarte a plantear mejor tu negocio, objetivos y generación de oportunidades, vuelvo pues a la carga con Lecciones para Creativos.

Mis recomendaciones de hoy que creo que pueden ser de ayuda para muchos diseñadores que trabajan por cuenta propia o montando su propio estudio:

  1. Olvídate de los personajes y las máscaras. Permítete ser humano o humana y sobretodo confía en ti. Trabaja por conseguir la calidad que deseas en tu trabaja e investiga para seguir aprendiendo y creciendo. Habrá fallos por el camino, pero son aprendizajes. No hay por qué esconderlos o sentirnos avergonzados.
  2. Trabaja el networking para conseguir una red suficientemente estable de profesionales con los que trabajes a gusto para poder hacer frente a los momentos de sobrecarga de trabajo.
  3. Plantéate tu objetivo. Si eres freelance y eres feliz cobrando por tus horas como ya estás haciendo, estupendo. Si lo que deseas es un negocio, analiza si aún estás trabajando como freelance solo o si estás controlando todas las fases haciéndote completamente imprescindible para todo en tu negocio.

En fin, como he dicho antes, a partir del próximo capítulo retomamos temas de visualizaciones, user interface y usabilidad, así como otros consejos y recomendaciones que voy descubriendo y que comparto con vosotros para ayudaros con vuestro negocio o trabajo como freelance.

Y ahora, sólo decirte que muchas gracias por escucharme. Si te ha gustado y te ha parecido interesante este podcast, puedes subscribirte a mi newsletter en maria-pascual.es para no perderte los próximos capítulos y poder acceder a los materiales exclusivos para los suscriptores.

Si te ha gustado algunas de las dos recomendaciones de libros que he dado, puedes adquirirlas en la sección de recomendaciones de este mismo post.

Y con esto me despido. Te espero en el episodio de la semana que viene con más conceptos, herramientas y metodologías para negocios User Interface y data vizualization que te ayuden cada vez a empoderarte más y más, y llegar más y más lejos.

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