Cómo mantenerte dentro del presupuesto en tus proyectos

Hace unos pocos días hice repaso de proyectos y casi lloro con las sorpresas que me encontré.

No había hecho el seguimiento de los presupuestos, y en algunos me pasó factura. La respuesta es sencilla: si no haces un mínimo control, acabas poniendo horas y dinero en la empresa de tus clientes en vez de en la tuya.

Para que no te pase como a mí y puedas llevar un buen control, esta semana comparto mi plantilla de control de presupuesto en los proyectos.

Te servirá también para rellenar más fácilmente los datos para la visualización Cómo son tus clientes

Notas del episodio

Enlaces mencionados en el podcast

Aquí están los enlaces mencionados en el podcast de hoy:

Accede a la plantilla gratuita de control de presupuesto en los proyectos

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Transcripción del podcast por si lo tuyo es leer a tu rollo con una buena taza de te/café/mate...

Hace unos pocos días hice repaso de proyectos y casi lloro con las sorpresas que me encontré.

Hasta hace poco tenía la buena costumbre de cada semana actualizar mi hoja de control de presupuestos de los proyectos que tenía entre manos. Pero en los últimos 2-3 meses, la cosa se había disparado por temas varios (reuniones con potenciales clientes, colaboradores, algún que otro imprevisto en los proyectos actuales, etc.).

El caso es que cuando al retomarla y actualizarla, flipé. No es que todos los proyectos hubieran ido mal ni mucho menos. Pero hubo dos en los que me llevé las manos a la cabeza y pensé: “¡¡¡Pero cómo podía creerme que estos proyectos habían ido bien!!!”.

La respuesta es sencilla: si no haces un mínimo control, acabas poniendo horas y dinero en la empresa de tus clientes en vez de en la tuya.

En fin, ya me he programado de nuevo las horas de revisión de proyectos semanales.

Para que no te pase como a mí y puedas llevar un buen control de presupuestos, esta semana comparto mi plantilla gratuita para .
PS: la plantilla también te servirá para poder personalizar la infografía de la semana pasada, “Cómo son tus clientes”, súper fácilmente.

¿Empezamos?

En el episodio de hoy te presentaré la plantilla y la explicaré bien para que puedas empezar a utilizarla desde ya mismo, y te sea muy útil. Para esto, he dividido el podcast de hoy en 3 partes:

  1. En qué consiste la plantilla y su relación con la visualización de la semana pasada.
  2. Cómo utilizar la plantilla.
  3. Ejemplo con caso práctico para que puedas ver las conclusiones tan útiles que aportará a tu negocio.

1. Dos pájaros de un tiro: visualiza cómo son tus clientes + controla el presupuesto en tus proyectos

Que la semana pasada os presentara la visualización interactiva y dinámica para saber cómo son mis clientes y esta os presenta la plantilla no es pura casualidad. En realidad tiene un sentido muy claro.

Cuando hablé de la visualización la semana pasada y la compartí para que la pudierais utilizar, me di cuenta de que en el formulario os pedía los datos de rentabilidad y volumen por cliente.

Es decir, tenías que tomar toda la información, apuntarla y poneros calculadora en mano a hacer números. Vamos, que eso no lo iba a hacer casi ningún/a diseñador/a…

Me encantó compartir la visualización anterior con todos vosotros pero debía ser consciente y coherente con este posible escenario. Si dejaba el tema ahí, la visualización se quedaba coja. Debía daros una herramienta o sistema más para poder utilizarla más fácilmente aún.

Puede que te plantees rellenar el formulario de la visualización basándote en tu intuición y cómo crees que ha sido cada proyecto. La verdad es que para determinar el volumen de pedidos por cliente aún te compro la idea, pero cómo lo hagas por intución para rentabilidad, ¡te digo yo que te pasa como me pasó a mí cuando hice mi revisión!

Así que decidí poner solución y recordé que en el primer episodio de Lecciones UI para Creativos, titulado Cómo mantener el control de proyectos en tu estudio, os comenté una posibles plantilla para analizar el cierre de proyectos.

El caso es que decidí que esta plantilla con unos pequeños retoques podía servir perfectamente para ayudarte tanto para medir la rentabilidad como el volumen, además de para analizar la rentabilidad y el volumen de los proyectos al acabarlos.

¿Qué es y para qué sirve la plantilla de control de presupuesto?

Esta plantilla permite poder analizar los proyectos desde el punto de vista económico para determinar si ha habido pérdidas/ganancias y cuántas. También te indicará la rentabilidad y el volumen de compra en términos de alto, medio o bajo considerando qué consideras tú como alto, medio o bajo para ambos aspectos.

Por tanto, con esta hoja de control sabrás si en algún proyecto estás en zona de peligro porque estáis ya cerca de pérdidas o si aún estás dentro del presupuesto. De esta manera puedes reaccionar a tiempo. También sabrás si ya ha habido pérdidas, y así puedes intentar frenarlas o por lo menos mirar de evitar que no haya más.

La plantilla en sí consiste en una hoja de cálculo. Tranquilos/as, sé que muchos de vosotros no sois amantes de las hojas de cálculo. Es más, sé que a más de uno le dan «repelús». Así que he intentado dejarla sencilla para que tengáis que tocar lo mínimo.

He intentado también que sea agradable a la vista tanto como me ha permitido el programa, o yo he sabido hacer.

¿En qué momento del proyecto se debe hacer este seguimiento de presupuesto?

Puedes utilizarla al final del proyecto para medir cómo ha ido. Sin embargo, yo creo que es mucho más interesante y 100.000 veces más útil si la utilizas durante el proyecto.

Desde mi punto de vista, los momentos más recomendables serían el lunes por la mañana o el viernes por la tarde. La idea es empezar la siguiente semana bien ubicado en los proyectos y sus presupuestos.

2. Cómo utilizar la plantilla de Cierre de proyectos o control de presupuesto

Cuando quieras analizar un proyecto deberás saber 6 cosas:

  1. Cuánto presupuestaste
  2. Cuánto cobraste
  3. Cuánto estimaste que te llevaría en tiempo para ti
  4. Cuánto tiempo te llevó finalmente.
  5. Cuánto estimaste que externalizarías
  6. Cuánto externalizaste finalmente.

También deberás apuntar tu precio hora en la pestaña Precio, así como los umbrales para volumen y rentabilidad en la pestaña “Referencias”.

Veámoslo ahora paso a paso

Lo primero que hay que hacer es acceder a la plantilla. Para eso tendrás que acceder al enlace de descarga. Podrás acceder al enlace desde el episodio 25 de Lecciones UI para Creativos. Esta plantilla está dentro del material considerado como exclusivo para suscriptores de la newsletter, así que tendrás que suscribirte para acceder a él.

Todos aquellos que ya estéis suscritos, podéis volver a utilizar el enlace que ya tenéis de acceso que recibisteis.

Bien, una vez accedes a la plantilla, no te permitirá modificarla. Para poder hacerlo tendrás que hacer “Hacer una copia” y guardarla en tu Google Drive para modificarla como Google Spreadsheet.

Otra opción es descargarla como archivo de Microsoft Excel, y abrirla con Excel. Esta opción está también en el menú “Archivo”.
Una vez abierta en tu Google Drive o en local con Excel, ya puedes empezar a modificarla.

Tu precio y la importancia del beneficio en tu presupuesto

Se trata de ir a la pestaña precio e introducir tu precio/hora. Aquí hay dos posibilidades:

  1. Que el precio hora considere el beneficio
  2. Que el precio hora coincida con tu precio de coste, por tanto no incluye beneficio.

Permitidme aquí la importancia del beneficio y porque es clave considerarlo para vuestros proyectos.

El beneficio está muy mal visto socialmente. Para muchas personas es algo negativo, como un robo porque creen que estás cobrando por encima de lo que estás trabajando. Es decir, que te llevas dinero por la cara. También está mal visto porque a menudo se asocia el beneficio con la idea del gran magnate o a la multinacional con millones de beneficios que los consiguen de formas poco legales e inhumanas.

Sí que es verdad que hay empresas y empresarios así que obtienen grandes beneficios. Pero no siempre es así. Debemos luchar contra la obtención de beneficios basada en ilegalidades y explotación. Pero esto no quiere decir que el beneficio sea bueno ni malo en sí, o que no deba estar en tus presupuestos.

Lo que yo te recomendaría es que te hagas íntimo/a amigo/a de los beneficios, obteniéndolos de forma legal y sin ningún tipo de abuso de nadie. Ellos son los que te permitirán que el negocio pueda crecer, poder afrontar momentos de vacas flacas, poder reponer material o comprar nuevo cuando se rompa…

En el coste sólo tenemos en cuenta lo que nos cuesta ahora mismo dar el servicio que damos ahora mismo. Un precio basado sólo en el coste incluye el pasado de tu negocio, pero no el futuro. 

Cómo introducir tu precio/hora en la plantilla

Así pues, si ahora mismo no tienes el coste incluido en el precio/hora, no te preocupes. Introduces tu precio/hora actual en la casilla con número justo debajo del texto precio hora sin beneficio, y luego añades al lado qué beneficio te gustaría tener por proyecto: 10%, 15%… 20%?

Si en cambio, ya lo tienes con beneficio, puedes introducir en la casilla Precio hora con beneficio tu precio/hora, y en la de al lado indicar qué porcentaje estás considerando.

Rellenar la plantilla de control de presupuesto

Ahora que ya tenemos tu coste, parámetro básico para la hoja de control para los cálculos automáticos, sólo tendrás que ir a la pestaña “Close up Projects:Main” y rellenar los siguientes campos:

  • Nombre del proyecto y Cliente: estos dos parámetros son simplemente para que puedas identificar a quién corresponde cada fila de datos.
  • Precio: es el precio que diste al cliente en tu presupuesto para hacer este proyecto.
  • Cobrado: es lo que finalmente cobraste. A veces sucede que por A o por B, según como se acabara con el cliente, alguna partida final no se cobró, etc. La plantilla lo tiene en cuenta y por eso no da por hecho que lo que dice el presupuesto es lo que realmente cobraste al final.
  • Tu coste > Horas realizadas: La estimadas ya las calcula la plantilla automáticamente basándose en tu precio/hora, la externalización y el presupuesto.
  • Tu coste > Externalización estimada y real: Se trata de apuntar aquí en euros, cuánto estimaste y cuánto externalizaste finalmente.
  • Planeado con beneficio: Copia el valor que te ha salido en la pestaña “Precio” para “precio hora con beneficio”.
  • Planeado sin beneficio: Copia el valor que te ha salido en la pestaña “Precio” para “precio hora sin beneficio”.
  • Beneficios económicos estimados: Pon el mismo beneficio que pusiste en la pestaña “Precio” para beneficio.

No te apures por los errores que aparecen al abrirla. Una vez puesta esta información para un proyecto, verás que desaparecen. Así que podemos seguir viendo ahora qué nos indica cada columna para que puedas analizar bien el proyecto en sí.

¿Qué indican los valores calculados por la plantilla automáticamente?

Los valores que calcula automáticamente son según el orden en que aparecen en la plantilla:

Desviación de recursos: Nos indicará en porcentaje cuánto nos hemos desviado de lo estimado inicialmente, es decir, la diferencia entre cuánto habíamos estimado recibir de este proyecto y cuánto hemos trabajado. Este campo se pone en verde si la desviación es positiva para nosotros, es decir, si no nos pasamos del presupuesto que tenemos para el proyecto.

Recursos disponibles: indica qué podemos hacer con lo que no hemos consumido si estamos por debajo del presupuesto. Dicho de otra manera, cómo se traduce en tiempo y dinero la desviación o diferencia detectada en la columna anterior. Por ejemplo, en el ejemplo que hay nada más abrir la plantilla vemos que pone 2h y 100€ en verde. Quiere decir que aún dispondríamos de 2horas más si las necesitásemos para el proyecto, o de 100€ si teneos que pagar algún material o externalizar alguna pequeña tarea. Si no los gastamos, se sumarán a los beneficios.

Si este número estuviera en rojo querría decir que hemos puesto 2h de nuestro bolsillo, o dicho de otra manera, son 100€ que le acabas de regalar al cliente.

Beneficios económicos conseguidos: esta es la siguiente columna que muestra un resultado automáticamente. Aquí podrás ver si has conseguido el beneficio que habías estimado conseguir con el proyecto, si estás por debajo o por encima. En este caso, los valores se vuelven a poner en verde si estás por encima, o en rojo si el beneficio está en el umbral de bajo.

Umbrales para Volumen y Rentabilidad: muy útiles para la visualización

Si quieres que esta información te sirva para saber si ese cliente tiene una rentabilidad o un volumen altos, medios o bajos, deberás ir primero a la pestaña “Referencias”. Verás que hay dos tablas básicas. Tendrás que modificar los valores de la columna “Valor de referencia” con los que tú creas convenientes.

Por ejemplo, de forma inicial está puesto como rentabilidad baja cuando el valor está por debajo de 0, es decir, cuándo hay pérdidas, como valor medio está 14.99%. Eso quiere decir que cuando el beneficio esté entre 0.000001 y 15%, se considerará rentabilidad media. Y sólo cuando los beneficios sean iguales o superiores al 15%, se considerará rentabilidad alta.

De la misma manera sucede para Volumen. Los umbrales para este parámetro los podrás determinar en esta misma pestaña.

3. Un ejemplo para dejarlo claro, claro 😉

Ahora que ya tenemos la plantilla, probemos a ver cómo nos ayuda a valorar de forma realista y concisa un proyecto:

Imagina que te contrata la empresa ·MetalBlock 3000· . El presupuesto es de 10.000€, tú has estimado que trabajarás 160h a 50€, y subcontratarás a una empresa por 2.000€ para hacer una parte del proyecto. El beneficio que esperas tener es del 15%.

Hasta ahora suena a problema de matemáticas del cole. Pero ahora te va a sonar a realidad: resulta que hubo algunos cambios de última hora, pese al briefing clarísimo que hiciste, y has trabajado 170h en vez de 160h. Osea, 10h más. Por otro lado, con la externalización ha habido más suerte, porque debido a los mismos cambios una parte no hizo falta y finalmente cuesta 1500€ en vez de los 2000€ que teníamos planeados.

Tanto número puede ser complicado, pero con la hoja de cálculo deja de serlo. Empezamos introduciendo el precio/hora en la pestaña precio: 50€ con un beneficio del 15% incluido.

Al introducir los datos del cliente, presupuesto, horas, externalización, precio/hora y beneficio, descubro que:

¡¡Mi desviación del presupuesto ha sido 0€!!

Las 10 horas de más que hemos hecho se han compensado gracias a que no ha hecho falta todo el presupuesto estimado para externalización.

La cosa no pinta mal. Sin embargo, resulta que entonces te llama el cliente y te dice que por culpa de un problema de solvencia de la empresa, por ahora sólo nos podrán pagar hasta el 90% del proyecto, es decir 9.000€.

¿Sabrías por dónde van los tiros?

¿Qué dirías? ¿Tenemos pérdidas o beneficios ahora en el proyecto? Salgamos de dudas: ahora en la columna de cobrado ponemos 9000€. Si vamos a la columna de beneficio vemos que seguimos teniendo un beneficio del 3.50%.

Pero, ¿Cómo puede ser que tengamos beneficio si nos deben 1000€?Pues sencillamente, porque pese a que no han pagado todo, seguimos cobrando un precio/hora que está por encima de nuestro precio de coste.

Por eso los beneficios se han visto gravemente repercutidos porque de un 15% que queríamos hemos pasado a un 3.50%. El proyecto no nos va a ayudar mucho a hacer crecer nuestro negocio o a aportar dinero para épocas de vasca flacas,  pero por lo menos  no tenemos pérdidas.

Sin la plantilla, no sé a ti, pero a mí se me hace una montaña ponerme con cada proyecto a hacer estos cálculos a mano e ir apuntándolos. Así ya está automatizado y es fácil. Además, también es súper útil tanto durante como al final del proyecto para mantenernos en los presupuestos e incluso detectar por dónde se nos van los proyectos de las manos.

Y ahora, ¡a utilizarla!

Conclusiones

Hoy he compartido con vosotros una herramienta que cree para mí para analizar mis proyectos durante estos, y al finalizarlos. Puedes acceder a ella a través del enlace en las notas del programa.

Espero que os sirva para poder analizar los presupuestos en los proyectos para vuestros clientes, y poder tomar así las medidas oportunas a tiempo si hay desviaciones, o para detectarlas aunque ya sea tarde y frenarlas y aprender de ellas.

Y ahora, sólo decirte que muchas gracias por escucharme. Si te ha gustado y te ha parecido interesante este podcast, puedes subscribirte a mi newsletter para no perderte los próximos capítulos y poder acceder al material e información exclusiva para mis suscriptores, entre los que se encuentra el acceso a la plantilla que os he presentado hoy.

A través de la página de contacto también podrás contactarme si quieres que hablemos de un proyecto web o app que quieres realizar y para el cual te gustaría contar conmigo.

Y con esto me despido. Te espero en el episodio de la semana que viene con más herramientas, estrategias, metodologías y sistemas para proyectos y negocios User Interface que te ayuden cada vez a empoderarte más y más, y llegar más y más lejos.

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