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Agiliza tus diseños con Sprint Design

Hace ya tiempo que se habla de Sprints en el desarrollo web y app, pero ¿cómo aplicarlo y trabajar de forma ágil en la fase de diseño de tus proyectos web, app o webapp?

Cuando descubrí el método Sprint Design vi claramente que por fin había encontrado la solución. Y también vi claro que era necesario compartir esta información con otros estudios de diseño, agencias y diseñadores como tú, para que también puedas descubrirlo y beneficiarte de él en vuestros próximos proyectos.

Notas del episodio

Consigue una copia del libro para poder aplicar el método al 100%

Si te ha parecido interesante este método, y quieres saber todos los detalles para aplicarlo en tus próximos proyectos y beneficiarte del método, puedes adquirir una copia de este aquí:

Enlaces mencionados en el podcast

Otros enlaces de interés mencionados en el episodio de hoy:

  • The Sprint Book: Este es el enlace a la web del libro. En él podrás encontrar más información sobre el libro, aunque si realmente quieres aplicarlo te recomiendo honestamente leer el libro. Puedes adquirirlo desde la sección anterior 😉
  • GV Sprint: Aquí podrás encontrar el método explicado por GV. De nuevo, si quieres realmente aplicar el método en tus próximos proyectos, leer y disponer del libro para consultarlo siempre que quieras te será clave. Y como te decía, lo puedes obtener en la sección anterior 😉 .

Kit de materiales para realizar un Sprint

A continuación encontrarás un listado de los materiales que necesitarás para poder realizar un Sprint design:

Si no disponéis de una pizarra y no es viable comprarla, puedes plantearte comprar papel de pared de efecto pizarra blanco o pintar las paredes con pintura de pizarra blanca. Daréis así un uso funcional a una pared libre que no esté aportando nada más que separar espacios ahora mismo 🙂

¿Eres de los que prefieren leer?

Transcripción del podcast por si lo tuyo es leer a tu rollo con una buena taza de te/café/mate

El origen del epiosodio de hoy es que hace ya mucho tiempo que empecé a oír hablar de las metodologías agile y del concepto de Sprint en en el mundo de la informática. Me parecieron unas herramientas buenísimas para conseguir controlar los proyectos y conseguir que se realizaran en los plazos asignados, siempre y cuando estos fueran ya incialmente realistas, claro!

Al final pensé: “Oye, si estas metodologías funcionan tan bien para desarrollar webs, por qué no las trasladamos al mundo del diseño web?” Así que me puse a leer sobre el tema, pero la verdad es que por mucho que leía y me informaba no conseguía encontrar cómo aplicarlas a la fase de diseño de las webs.

El motivo fundamental es que hay muchos aspectos que hacen que el trabajo de diseño y el de programación de una web sean tan distintos que intentar comparar la manera de trabajar de uno con otro es como intentar comparar manzanas con naranjas, en vez de manzanas con manzanas.

Para mí, uno de los factores más diferenciadores es el papel del cliente en el proceso de diseño. La razón es que en este proceso, el cliente interfiere en varias ocasiones, como por ejemplo en las rondas de revisión, y a menudo crea un cuello de botella en el proceso: no está seguro de lo que se le ha presentado, duda de los objetivos que él mismo había fijado en el briefing, aparece un socio nuevo que dice que no está de acuerdo y quiere cambiarlo todo, o en el peor de los casos, no valora el trabajo de diseño porque cree que incluso él sabe más de lo que realmente sabe y quiere interferir mucho en tu trabajo… Con lo cual puede que incluso acabes haciendo reuniones y presentaciones, en algunos casos totalmente extras, para conseguir que el cliente apruebe el concepto y los diseños, y así desatascar el proyecto y continuar.

En clientes pequeños y medianos, los problemas en esta fase serán de un tipo, y en clientes grandes serán de otro (los problemas que acabo de citar son más bien de clientes pequeños o medianos, pero en los grandes clientes también hay problemas en esta fase. Puede ser que te encuentres que, por ejemplo, conseguir que se apruebe cada parte del diseño u obtener feedback de todos los involucrados en el proyecto por parte del cliente te cueste horrores. Lo que sucede aquí es que como son empresas más grandes, suelen tener también burocracias y jerarquías complicadas, lo cual puede acabar afectando al flow del proyecto).

En fin, volviendo al tema, yo después de mi investigación inicial daba ya por perdida la idea de trabajar por sprints para avanzar más rápidamente en el diseño de una web o una app. Y así lo pensaba hasta que di con el libro Sprint, el método para resolver problemas y testar nuevas ideas en sólo 5 días, de jake Knapp, John Zeratsky y Braden Kowitz.

Jake Knapp, junto con Zeratsky y Kowitz de Google Ventures, crearon los sprints de diseño, comprobaron los buenos resultados que daban con muchos clientes, y decidieron compartir el método en este libro. Y la verdad es que ha resultado ser uno de los «grandes éxitos» de la estrategia empresarial, la innovación, la ciencia del comportamiento, y el design-thinking.

Por eso, después de leer el libro y ver lo interesante e increíblemente útil que puede ser para cualquier estudio de diseño, agencia o incluso diseñador freelance, decidí dedicar un episodio del podcast a este método. Y así es como nació el episodio de hoy.

Para poder dar una buena visión del tema, el episodio de divide en dos partes: en la primera parte te explicaré brevemente qué es, quiénes lo crearon, que pretendía solucionar y si es para ti. En la segunda parte me centraré en explicar cómo se realiza un Sprint design examinando cada uno de los cinco días, entendiendo los objetivos y resultados de cada jornada, para así crear el hilo conductor de los cinco días y que tengas un esquema claro y lógico de las partes que componen el sprint design. Porque si no es mucha información y cuesta entender quién hace qué, por qué, cuando… pero si te explican claramente la lógica, todo tiene sentido y es fácil entenderlo y recordarlo.

Pero… ¿qué es el Sprint Design?

Empecemos pues por una breve descripción de qué es un Sprint Design.

Un Sprint Design es un proceso paso a paso que cualquier equipo puede utilizar para resolver un reto de diseño de producto en sólo cinco días. El Design Sprint te ayudará a:

  1. Entender: a través de la creación de un mapa del problema y eligiendo el área prioritaria o reto en la que focalizarse.
  2. Idear: mediante bocetos en papel hechos por el equipo de las diferentes ideas competidoras para resolver el reto.
  3. Decidir: Toma de decisiones y conversión de las ideas en hipótesis que se puedan testear
  4. Prototipo: Creación entre todos un prototipo realista.
  5. Test: Para conseguir feedback de usuarios de la vida real.

¿Sprint Design es para ti?

Si después de escuchar esta definición dudas de si el episodio de hoy es para ti, permíteme decirte dos aspectos interesantes con los que podrás responderte a ti mismo:

El primero es que si tienes un estudio de diseño o una agencia y quieres poder identificar rápidamente el concepto sobre el cual debe basarse el proyecto para cumplir sus objetivos, y crear prototipos en unos pocos días para poder luego realizar todo el diseño en menos tiempo y con más garantía de cumplir los objetivos, el Sprint de diseño es un excelente método para ello.

El segundo es que, si en cambio eres freelance y trabajas sólo por tu propia cuenta, el libro puede ser igualmente súper interesante de cara a descubrir nuevos métodos de reuniones y trabajo con tus clientes. No aplicarás el método al 100% pero verás qeu aún así puede serte muy útil. Así que no te abrumes si crees que no dispones de todos los recursos necesarios para llevar a cabo este método. Quédate sólo con las ideas, métodos de trabajo o reunión y recursos que te convengan.

Para qué se creó este método

Volviendo de nuevo al libro, es muy curioso el origen del método. Todo empezó cuando Jake fue padre de su primer hijo en el 2003. Cuando volvió de vuelta a su oficina, se dio cuenta de que su hijo cada día crecía y hacía cosas nuevas, pero él tenía que trabajar y se perdía esa parte de la vida de su hijo. Así que pensó que lo que hacía en la oficina realmente tenía que importar y sacar el máximo partido de todas esas horas lejos de su hijo.

Así que entró en una intensa tarea de análisis e investigación de a qué dedicaba el tiempo y maneras de mejorarlo. Detectó entonces que su día a día estaba plagado de reuniones que le interrumpían constantemetne y le hacían complicado poder acabar cualquier objetivo. Así que al detectar la gran pérdida de tiempo decidió ponerse a leer todo lo que pudo (libros manuales, etc) de productividad durante 2 años.

En 2016 cambió su trabajo de Microsoft para irse a Google. Allí se volvió a encontrar con la montaña de reuniones semanales. Él veía que gracias a todas las técnicas y manuales leídos y probados por él mismo sabía cómo conseguir rentabilizar mejor el trabajo entre reunión y reunión. Pero eso no era suficiente. Por suerte, también sabía que Google es una empresa ampliamente predispuesta a la experimentación tanto en los productos como en la metodología y ejecución para producirlos.

Así que se planteó: cómo sería si pudiera borrar todos esos meetings de la agenda y empezar desde cero con un calendario completamente vacío? Así es como empezó a trabajar en workshops de un día entero sin interrupciones con equipos, luego pasó a workshops de dos días, y así hasta que finalmente acabó con un método de trabajo de una semana de duración (lunes a viernes) al cual llamó Sprint.

En 2012 llevó su método Sprint a Google Ventures, ahora llamado GV. En GV tenían el gran reto de invertir en Startups y que fueran lo más exitosas posible. Cuando uno tiene y dirige una startup, tienes todo tipo de ideas al respecto, pero es difícil saber cuál es la que te va a llevar a un gran éxito reportando millones o cuál te va a llevar a la ruina absoluta.

Sin embargo, para poder valorar una idea con la que tienes una corazonada, debes conseguir datos al respecto lo más rápidamente posible. Y aquí está el problema: para poder obtener los datos vas a tener que construir esa idea, para así lanzarla y testearla, y si funciona, acabar de construir lo que haga falta. Si no funciona, desecharla y volver a empezar el ciclo con otra idea.

Trabajar así, recabando información, construyendo, lanzando y probando diferentes ideas una detrás de otra, puede convertirse fácilmente en impracticable por el alto coste económico y de tiempo. Esto hace que las personas se vuelvan especialmente cautas a la hora de seleccionar las ideas, y se discute más a la hora de decidir qué corazonada se debe seguir.

El Sprint resuelve este problema porque te permite conseguir la información en una semana, lo cual es muy valioso para cualquier startup que tengas como cliente, y para las que no son startups también. Gracias al sprint de diseño se pueden probar ideas más arriesgadas y probarlas mucho más rápido.

Si tienes alguna duda sobre su eficacia, sólo comentarte que empresas que seguramente conoces han trabajado en GV aplicando Sprint Design con éxito. Algunas de ellas son: Slack, pocket, about.me, etc.

Dicho todo esto seguramente estarás pensando: vale, muy bien, muy interesante todo lo que hace este método¿pero cómo lo hace???? Pues bien, vamos a verlo ahora mismo comenzando así la segunda parte del podcast.

Segunda parte: Cómo funciona el método Sprint

El método de sprint de diseño se basa en realizar una inmersión intensa y enfocada en reuniones durante una semana. Para ello, los autores proponen que las reuniones estén formadas por 7 participantes como mucho, considerando este número como el óptimo y 5 participantes como el número mínimo.

Escoger a quién incluir en el equipo para el Sprint no es sencillo. Para ayudarnos, los creadoes del método recomiendan que estén los siguientes roles en el equipo que formes:

  1. Decisor: Esta figura es imprescindible. Se trata de la persona que con autoridad. Podría ser el director ejecutivo de tu cliente, o el director del proyecto en el cliente. Todos los participantes deben aceptar su autoridad y entender que se trata del evento del decisor. Si el director no puede estasr en el SPrint a tiempo completo, deberá estar en los momentos clave y designar a un Decisor delegado que sí que pueda estar en la sala del Sprint todo el tiempo.
  2. Experto en márketing: Es la persona encargada de elaborar los mensajes de tu cliente. Podría ser el director del departamento de marketing, el comercial, el publicista, el community manager, etc.
  3. Experto en clientes: Es la persona que suele hablar e interactuar con los clientes de forma regular, y por eso entiende realmente quiénes son los usuarios. Podría ser un analista, un representante comercial, alguien del servicio de atención al cliente, etc.
  4. Experto en diseño: Esta persona diseña los productos que la empresa fabrica y ayuda a crear la visión de la meta del Sprint. Podría ser un diseñador, el jefe de producción, etc.
  5. Experto en tecnología: Esta persona es la que se encuentra en la mejor posición para entender lo que tu cliente puede fabricar o producir y entregar. Podría ser el director de tecnología o un ingeniero.
  6. Experto financiero: Esta persona puede determinar cuánto costará el proyecto y cuánto puede la compañía puede esperar conseguir de retorno. Podría ser el director efecutivo, el director financiero, etc. de tu cliente.

Además de estos roles que deben tomar las personas que provengan de tu compañía cliente, está también el rol del facilitador. Esta persona será el responsable del tiempo o cronometrador. Se encargará de realizar un seguimiento del progreso del equipo durante el Design Sprint y se asegurará de que todos cumplan su parte. El facilitador debe permanecer imparcial en su opinión cuando se trata de decisiones.

Para conseguir foco, se trabaja a puertas cerradas desde las 10 de la mañana hasta las 17h cada día del sprint, evitando móviles y ordenadores por su poder de distracción. Los participantes podrán comprobar su correo o conectarse a sus dispositivos durante el almuerzo.

Para conseguir mantener la energía de los participantes durante todo el proceso, será parte de tu trabajo conseguir refrigerios pequeños y saludables, y asegurarte que comen porciones pequeñas durante todo el día. Nada de morirse de hambre durante unas horas y una opípara comida a medio día que nos deja adormilados el resto de la tarde. Se busca que las personas involucradas tengan un nivel de energía óptimo todas las horas porque si no es imposible que sean eficientes.

¿Qué necesitarás para llevar a cabo un sprint de diseño?

Respecto al material, a grandes rasgos se podrían resumir en: un par de pizarras de rotuladores para poder escribir y borrar ideas, papeles, post-its o notas adhesivas para enganchar en papeles y paredes, pegatinas redondas de colores, y un reloj.

Para obtener una lista detallada y no extenderme en detalles aquí, he creado una lista de los materiales en las notas del episodio. O también podrás encontrarla en el libro. Todo ello lo podrás adquirir, como te decía, en las notas del post de este episodio, el número 11, en mi blog, en maria-pascual.es/podcast. Verás en la lista que incluso se ha creado un kit de los materiales necesarios. He puesto en enlace a él por si eres de los que prefieren tener las cosas ya hechas en vez de buscar los materiales uno a uno por separado.

Así pues, como ves de la lista anterior, son materiales fáciles de adquirir y nada especiales, se pueden encontrar en cualquier papelería o tienda de material de oficina.

Con los materiales citados la lista está casi completa, sólo falta añadir los ordenadores y aparatos técnicos que también son parte del material pero que requieren una mención especial porque, pese a que la norma general del sprint es que se queden fuera de la sala del sprint, tendrán un uso concreto al final del sprint para realizar los bocetos y para el test, como ya veremos.

Cómo funciona un Sprint de diseño

Como decía, el sprint está compuesto por los 5 días de una semana. Cada día es una fase del proceso. Así pues, cada día de la semana del Sprint está centrado en realizar unas tareas para conseguir los hitos de esa fase en concreto.

Las fases del proceso ordenadas por días son:

  • Lunes: Mapa
  • Martes: Boceto
  • Miércoles: Decidir
  • Jueves: Prototipo
  • Viernes: Test

En las siguientes secciones vamos a ver cada día de la semana de un Sprint design en concreto.

Lunes: Mapa

El lunes es el día en el que se realizan una serie de discusiones organizadas que establecerán el camino que se seguirá durante toda la semana del Sprint. Para ello la mañana del lunes comienza con un ejercicio llamado “empezar por el final” para poder determinar una meta a largo plazo.

Este ejercicio consiste en mirar hacia adelante, hacia el final de la semana del Sprint y más allá, para poder responder a las preguntas: “¿Dónde queremos estar en 6 meses, un año o cinco? ¿Qué preguntas deben haber obtenido respuesta al final de este Sprint?”. Para ello se empieza preguntando “¿Por qué estamos embarcados en este proyecto?? “.

La meta a largo plazo que se determine debe reflejar los principios y las aspiraciones del equipo.

Como resultado de este primer ejercicio, se anotará la meta acordada en la pizarra. Como ves, si trabajas como freelance y no puedes llevar a cabo un sprint completo, este primer ejercicio ya es una buena técnica a aplicar para las próximas reuniones iniciales de futuros proyectos web o app. Y al igual que este, el resto de ejercicios te podrán ser muy útiles en ciertos momentos.

Volviendo de nuevo al lunes, una vez con la meta clara, se apuntan, en otra pizarra si es posible, las preguntas del sprint. Se trata de transformar las hipótesis y obstáculos en preguntas.

Imaginemos que te han contratado por ejemplo para rediseñar una ecommerce de productos de salud. La particularidad de esta ecommerce es que todos los productos son recomendados por expertos en la misma web. Tu cliente quiere mejorar su proceso de ventas porque han detectado que muchos de los usuarios abandonan sin comprar.

Con la sesión de preguntas del sprint lo que haríais es transformar hipótesis y preguntas que tiene ya el cliente y su equipo en retos. Por ejemplo:

P:Para conseguir que los nuevos clientes potenciales que llegan a la web compren, qué debe cambiar en la web actual?
R: Los clientes deben percibir la calidad de los productos, y la profesionalidad e imparcialidad en la recomendación de los expertos, para ganarnos así su confianza. Debe quedar claro que los expertos no se benefician de la recomendación.

Ahora toca convertirlo en preguntas, por ejemplo:

  • ¿Percibirán los usuarios la calidad de nuestros productos?
  • ¿Confiarán los usuarios en las recomendaciones de nuestros expertos?
  • ¿Entenderán los usuarios que los expertos no reciben nada a cambio?

Estas son las preguntas que en el test final del prototipo, el que se hace el viernes, se responderán, es decir: sí, los usuarios han entendido que los expertos hacen sus recomendaciones de forma completamente genuina sin recibir nada a cambio. O no, el prototipo creado ha demostrado que las ideas aplicadas no son suficiente para transmitir la imparcialidad del los expertos.

Una vez tenemos la visión y preguntas del Sprint, ya empezamos a tener una idea de posibles rumbos hacia dónde vamos con él pero aún hace falta concretarlo más. Para esto la siguiente tarea del lunes es elaborar el mapa. Éste muestra a los clientes moviéndose a través del servicio o producto.

El mapa tiene varias finalidades, pero la fundamental es que al final del lunes se utilizará para reducir el desafío a un único objetivo específico para el sprint. Cerramos así el rumbo a ún único destino.

Para dibujar un mapa se debe:

  1. Anotar los actores a la izquierda. Los actores son los personajes que habrá en escena. Por lo genral suelen ser los clientes, pero otras veces pueden ser otros como el departamento de ventas u otro actor interno o externo al cliente.
  2. Escribir el final a la derecha: Es la acción final con la que, si todo va bien, acaba el proceso que queremos diseñar (la compra de un producto, la suscripción, el darse de alta en un servicio, etc)
  3. Crear las fases intermedias del proceso. Para ello se crean las fases intermedias y con flechas se va indicando cómo pasan los actores o interactúan los actores con las fases hasta llegar a la fase fina.

Una vez se ha creado el mapa se dedica el resto del lunes a recabar más información sobre el problema dando la palabra a los expertos. Probablemente surgirán entonces más preguntas, que deberán apuntrarse y que puede que impliquen actualizar el mapa o incluso reescribir la meta a largo plazo.

Para esta siguiente tarea se realiza la tarea “Preguntar a los expertos”. En el proceso de Sprint se considera que el equipo, formado por el personal del cliente, conoce perfectamente el desafío al que se enfrenta. Sin embargo, el problema es que ese conocimiento está distribuido. El experto del departamento de ventas conoce una parte, el experto del departamento técnico conoce otra parte, etc. En el día a día de las empresas, los equipos tienen difícilmente la oportunidad de aunar esfuerzos y compartir todo ese conocimiento. Y eso es precisamente lo que intentará resolver este ejercicio.

La tarea consiste en hacer una serie de charlas con los miembros del equipo, con otros empleados de la empresa e incluso con alguna persona ajena que posea un conocimeinto especial crucial para el desafío.

Decidir con quién hablar es un arte, así que si quieres más información de cómo los creadores del Sprint Design recomiendan hacer esta decisión te recomiendo que leas el libro. Verás que es un libro súper ameno y que da todo el detalle que necesites. Podrás adquirirlo en las notas de este episodio, en esta misma página.

Cuando todos los expertos han hablado es hora de organizar las notas obtenidas. Para hacerlo, se pegan todas en la pared. Entonces se empiezan a agrupar por temas. A medida que van saliendo temas, se crea una etiqueta con el nombre del tema y se engancha también en la pared. Debajo de esta etiqeuta se ponen las notas que pertenecen a ese tema.

Entonces llega elmmoento de ordenar las notas por prioridad. Si se emplearan técnicas de debate, la tarea sería interminable y con riesgo de que se escuchara más las ideas de los más parlanchines, con más fluidez verbal, o incluso los qu emás alto hablan, y se perdieran las ideas de las personas más tímidas o que cedan antes por cansancio en los debates.

La solución planteada de nuevo por los autores del libros es maravillosa y puede ser muy útil para cualquier reunión: la prioridad se determina por votación. Encuentro que es un sistema tan interesante y útil para cualquier diseñador o equipo de diseño que por eso decidí incluirla en el episodio.

Con esta solución evitarás votaciones a mano alzada y enfrentamientos de ningún tipo. Cómo lo haces? Pues es sencillo: A los participantes les facilitas dos pegatinas redondas grandes, y al Decisor 4 porque su opinión cuenta un poco más. Pides a los participantes que vuelvan a releer el objetivo y las preguntas del sprint y les pides que voten en silencio poniendo una pegatina a las notas.

Martes: Boceto

El lunes nos ha permitido entender el problema y establecer un objetivo. Así pues, el siguiente día del Sprint, el martes, se centra en conseguir soluciones para el conseguir este objetivo.
Precisamente del martes es de donde se obtienen las ideas que se convertirán en los bloques de trabajo del prototipo que se probará el viernes.

Para ello se basa hacer esbozos. EL motivo es porque esbozar permite convertir una idea abstracta a una idea concreta que todo el mundo puede evaluar.

Además, esbozar es algo que está al alcance de todo el mundo. No se requieren unas habilidades artísticas de alto nivel. Así que cualquier de tus clietnes podrá hacerlo. El problema es que no todo el mundo tiene esta habilidad de forma natural.

Para conseguirlo, el martes empieza revisando ideas y conceptos ya existentes para unirlos o combinarlos y así mejorarlos. A menudo se cree que es necesario tener ideas iniciales completamente nuevas para resolver el problema, pero los autores del Sprint Design nos revelan que no es así. Ellos se basan en que a menudo, para resolver grandes problemas no se crea una solución completamente nueva, sino que lo que suele hacerse es combinar varias soluciones ya existentes. El libro te da ejemplos sobre ello.

Esta revisión de ideas se realiza con el ejercicio Lightning demos . Lo que pasa en este ejercicio es que revisas grandes ideas de otras industrias, otras compañías e incluso revisando las ideas que el equipo o la compañía ha tenido flotando alrededor por un tiempo. Una persona de tu equipo hará de voluntario para hacer un tour por estas ideas para exponerlas al resto del equipo. Otra persona del sprint capturará las buenas ideas haciendo un dibujo rápido de ellas en una pizarra capturando lo que ha gustado en concreto de esa idea.

Durante la tarde, el equipo estará ya listo para, a partir de los fundamentos obtenidos el lunes y las ideas presentadas y comentadas en la lightning demo, esbozar soluciones. Para esto, cada persona esbozará por si misma siguiendo un proceso de cuatro pasos que prioriza el pensamiento crítico sobre la habilidad artística de cada uno.

En líneas generales, los 4 pasos consisten en:

  1. Tomar notas
  2. Anotar ideas
  3. Rápido ejercicio llamado the Crazy 8’s
  4. Boceto acabado de la solución

El boceto acabado no es una obra de arte. Suele estar formado por cajas y anotaciones de manera que muestran la idea de una forma clara y sencilla, fácil de entender por todo el equipo.

Después de que cada uno ha acabado su boceto final, se ponen todos cara abajo, uno encima de otro formando una pila. Y con esta pila de bocetos preparada para ser revisada acaba la jornada del martes.

Durante el mismo martes hay otra tarea que es ejecutada por alguien de tu equipo de forma paralela al resto de tareas que hemos comentado. Esta otra tarea clave de este día consiste en empezar a planear ya el test con usuarios que se realizará el viernes, y para ello se empieza a reclutar ya los clientes que encajen con en el perfil objetivo.

Miércoles: Decidir

Llegados a este punto estamos en el ecuador del sprint design. Esta jornada de trabajo empieza con la pila de soluciones que se ha obtenido durante el día anterior.

Recapitulando, en este punto tenemos:

  • El escenario y problema bien definido (resultado del lunes)
  • El objetivo a cubrir con el sprint también definido (resultado también del lunes)
  • Una pila de bocetos elaborados por todos los miembros del equipo del Sprint (martes)

Así pues, sabemos dónde estamos, hacia dónde vamos y tenemos una conjunto de posibles soluciones.

Obviamente, ¡no se puede hacer un prototipo de todas las soluciones presentadas en una semana! Es simplemente inviable. Por tanto, toca decidir cuál de ellas es la más potente y elegirla para el prototipo.

Sin embargo, tomar la decisión como equipo es un peligro porque puede derivar en inacabables conversaciones en las que uno presenta su solución, otro la critica, alguien expone una nueva, se pasa a esta nueva solución, alguien la critica, y así continuamente. Y el gran problema es que no somos buenos en la memoria a corto plazo, de manera que acabamos olvidando fácilmente los detalles importantes de cada solución presentada.

Por otro lado, una reunión parece la mejor manera de poder contar con el beneficio de la perspectiva de todos los participantes del sprint.

Así pues ¿Cómo conseguimos poder mostrar cada solucación, evaluarlas todas a la vez y decidir entre todos cuál tiene más garantías de cubrir le objetivo determinado a largo plazo?

Precisamente este es el objetivo de la primera parte de la jornada del miércoles. Para ello el sprint design utiliza una metodología de procesos estructurados para poder moverse a través de todas las soluciones y poder evaluarlas en conjunto de forma rápida, pese a tener una gran cantidad de información, y con un fuerte peso de la opinión del Decisor del sprint.

Los ejercicios de procesos estructurados se combinan en lo que los autores llaman “The sticky decision”, en español “Una solución… adhesiva”. En líneas generales son 5 identificados por los autores como:

  1. Museo de arte: los bocetos se pegan en la pared con cinta adhesiva para que los miembros del sprint tengan la oportunidad de verlos todos.
  2. Mapa térmico: Los bocetos se evalúan en silencio, pensando en las partes que gustan y en las que no, y se utilizan pegatinas redondas para señalar las partes interesantes.
  3. Evaluación veloz: Los miembros del sprint discuten de forma estructurada y brevemente los puntos destacados de cada solución que creen que deben estar en el prototipo y usan notas adhesivas para plasmar las mejores ideas.
  4. Votación silenciosa: Cada miembro del equipo elige una solución y usa una pegatina redonda para votar por ella.
  5. Supervoto: El Decisor toma la decisión final con… más pegatinas obviamente!

La gracia de usar pegatinas es porque permiten formar y expresar opiniones sin enzarzarnos en largos debates. Respecto a las notas adhesivas, permiten plasmar las mejores ideas sin necesidad de depender de la memoria a corto plazo.

¡Así que ya ves, todos los problemas resueltos para poder tomar la decisión!

Por supuesto, hay más razones aún para realizar todos estos pasos. Los podrás encontrar en el libro, junto con el detalle de cómo realizar cada uno de los pasos. Si quieres comprarlo, puedes hacerlo a través del enlace que encontrarás en las notas de este página.

Volviendo de nuevo a los 5 pasos, A veces sucede que finalmente hay una única solución que se ve claramente como la que debe aplicarse para el prototipo. Sin embargo muchas veces son 2 o 3 las ideas que parecen prometedores y entran en competición. Esto no es nada malo, todo lo contrario, es muy bueno porque es muy enriquecedor, pero hay que saber tratarlo.

Para ello puede ser que los miembros del Sprint decidan combinar las ideas en un único prototipo si son ideas que se complementan las unas a las otras. Pero en los casos que las ideas no se puedan combinar y todas parezcan muy buenas deberemos llevar a cabo lo que los creadores del sprint design llaman Rumble, o pelea callejera en español.

La pelea callejera consiste en crear varios prototipos, uno se presenta como el prototipo que se ha hecho durante el sprint, mientras que el otro se presenta como prototipos de marcas falsas competidoras. Durante el test los usuarios no verán pues varias versiones del mismo producto si no que creerán que están comparando la solución presentada por la compañía A versus la solución de su competidor B. De nuevo, más detalle en el libro.

En fin, después de los 5 ejercicios y la posible pelea callejera, llegamos al almuerzo del miércoles sabiendo qué bocetos tienen más prioridades de contestar las preguntas del sprint y de ayudarnos a alcanzar la meta a largo plazo determinada el día 1.

El miércoles por la tarde ya se empieza a sentir la presión del test con usuarios del viernes, y dan ganas de lanzarse a trabajar ya en el prototipo ahora que ya tenemos las ideas ganadoras. Pero si empezamos a diseñar el prototipo sin tener un plan nos encontraremos ahogados enseguida por un montón de preguntas qeu aún está por responder. El motivo es simple: ahora tenemos la idea o ideas generales, pero necesitamos aún el detalle.

De esto va precisamente la jornada del miércoles por la tarde. En concreto, tomaremos las escenas ganadoras, es decir, los bocetos, y engancharemos estos juntos para conformar un guión gráfico o storyboard. Este guión deberá tener de 10 a 15 viñetas todas conectadas por una trama bien hilada.

El guión gráfico nos permitirá imaginar el prototipo paso a paso ya finalizado para poder identificar problemas y puntos confusos antes de crearlo. El ocuparnos de antemano nos permite que el jueves lo podamos destinar completamente a construir, en vez de resolver estas dudas.

Para conseguir tener el guión gráfico a tiempo a las 17h de la tarde el miércoles es crucial seguir las recomendaciones de los autores, entre ellas:

  • Trabajar con lo que tenemos: debemos reternernos de aportar ideas nuevas durante la creación del guión gráfico y centrarnos en las buenas ideas que ya tenemos. El motivo fundamental es que culquier idea que se aporte ahora no competirá de forma justa con las ideas que tenemos porque será una idea abstracta que fácilmente lleva al engaño de que sólo tiene untos fuertes, o que los débiles no son casi relevantes, mientras que las ideas que tenemos ya han sido concretadas, mostrando mejor sus puntos fuertes pero también sus débiles con mucho más detalle.
  • Incluir todos los detalles posibles para que nadie tenga que preguntar: ¿qué pasa después? Y ¿Cómo se pasa de esta escena a esta? etc.
  • El Decisor decide y tendrá la última palabra en las discusiones que se den
  • Ante la duda, hay que arriesgar.

Finalmente, con el storyboard acabado, termina la jornada del miércoles.

El jueves
Llegamos ya a la segunda parte del Sprint que empieza el día del prototipo, el jueves, tomando como punto de partida el guión gráfico acabado el día anterior.
Para esta jornada se deberá adoptar la filosofía de la “falsificación” para, en 7 horas, convertir el guión gráfico en un prototipo realista a testear con clientes.

En este punto los autores hacen hincapié en que debes tener la mentalidad del prototipo y recordar que el prototipo es viable. Por tanto, pase lo que pase, no dudes y sigue creyendo en la viabilidad de hacer el prototipo. En realidad lo que necesitas no es un prototipo perfecto y 100% funcional, lo que necesitas realmente es construir una fachada que poner delante a los clientes para poder anotar sus reacciones.

Piensa además que cuanto más perfecto sea el prototipo más tiempo vais a necesitar para crearlo, y por tnato más apego le vais a tener. Con un prototipo de un día uno está más abierto a poder acoger las críticas y aplicarlas, cosa que es más complicado si se ha trabajado meses para construirlo.

La mentalidad del prototipo se basa en 4 pilares fundamentales:

  1. El primero es precisamente el punto que os comentaba antes que los autores enfatizaban: Creer al 100% que se puede hacer un prototipo de cualquier cosa.
  2. Los prototipos son desechables: no haremos prototipos que no estemos dispuestos a desechar, de ahí que interese también hacerlo rápido.
  3. Crear para aprender, nada más: debemos recordar que el prototipo sólo será una herramienta para obtener respuestas, por lo que no debemos irnos por las ramas ni intentar tenerlo totalmente operativo. Sólo necesitamos la fachada.
  4. El prototipo debe parecer real para poder conseguir reacciones auténticas de los clientes cuando testeen el prototipo, y que no tengan que utilizar su imaginación para ello.

Como ves, la idea de este día es crear un prototipo parecido a los escenarios de las películas del oeste. Me refiero a esas películas en las que parece que estén en un pueblo en mitad del desierto en el siglo XIX, pero que luego cuando ves el “cómo se hizo” te das cuenta de que el pueblo no existe en absoluto, sólo es un escenario con fachadas, no hay ni una casa completa, ni habitaciones o un triste mueble detrás de ninguna de las fachadas.

Para hacer el prototipo los creadores del método recomiendan seguir estas 4 fases:

  1. Escoger las herramientas adecuadas
  2. Divide y vencerás
  3. Pegarlo todo
  4. Hacer un ensayo

El libro habla en detalle cada una de ellas, incluidas las herramientas. Pero a groso modo me gustaría destacar que para la fase 1 recomienda aplicaciones como keynote, powerpoint o una herramienta rápida de creación web como Squarespace para el caso de prototipos para pantalla, como serían por ejemplo una página web, aplicación, software, etc.

La segunda fase se trata de repartir las tareas a hacer entre diferentes roles y asignar un rol a cada persona involucrada en la creación del prototipo. Los roles creados son:

  • Creadores: 2 o más personas
  • Pegador: 1 persona
  • Redactor: 1 persona
  • Recopilador de fuentes: 1 o más personas
  • Entrevistador: 1 persona

La tercera fase es trabajo del pegador. Su papel es crucial porque al dividir el trabajo es fácil perder de vista el conjunto completo y que se den errores e inconsistencias en el prototipo que recuerden a los usuarios durante el test del prototipo que precisamente se trata de un prototipo. Recuerda que buscamos recrear un escenario lo más realista posible para conseguir las reacciones más reales posible.

La última fase es el ensayo. Este debe realizarse dejando margen para poder hacer enmiendas en el prototipo en el caso de que se detecten errores durante el ensayo. Así que es recomendable hacerlo alrededor de las 3 de la tarde.

Durante el ensayo hay que comprobar también que el prototipo creado tiene todo lo comprendido en el guión gráfico. También se repasan las preguntas del Sprint para asegurar que permite responderlas.

El entrevistador es el público principal del ensayo. Necesitará familiarizarse con el prototipo y con las preguntas para sacarle el mayor provecho a las entrevistas.

De todas maneras, conviene que todo el equipo vea el ensayo, sobretodo el Decisor si no ha podido asistir al Sprint en tiempo completo. Así él o ella podrá asegurarse que todo encaja con sus expectativas.

Y después de este intenso día, los participantes se van a descansar a casa con un prototipo acabado para renovar las energías que necesitarán para el test del día siguiente.

Como puedes ver, he hecho un resumen de esta penúltima jornada, pero si quieres más detalle sobre las herramientas a utilizar para el prototipo, cómo preparar las entrevistas, etc. te recomiendo el libro Sprint Design. Lo podrás obtener en el enlace en las notas del podcast en esta misma página.

Viernes:test

Bien, llegamos ya al viernes, último día del sprint. Hagamos un pequeño repaso de ideas hasta el momento para tener una idea clara del proceso y la lógica que hemos llevado:

  • El lunes hemos definido el escenario y problema a resolver, y hemos determinado el objetivo a largo plazo y las preguntas a responder por el sprint.
  • El martes nos hemos creado una pila de bocetos elaborados por todos los miembros del equipo del Sprint con ideas para cumplir el objetivo a largo plazo.
  • El miércoles hemos seleccionado cuál o cuáles eran las ideas más prometedoras para responder al objetivo a largo plazo. A partir de ellas hemos creado un guión gráfico que determina los pasos o escenas que formarán el prototipo final para acabar de responder a todos los detalles que necesitará el prototipo.
  • Y el jueves hemos creado finalmente el prototipo a partir del guión gráfico del día anterior.

Así pues, hemos llegado al viernes con ideas prometedoras y un prototipo funcional. Es el momento de dar un paso más y entrevistar a los clientes para evaluar su reacción ante nuestro prototipo. Al final del día sabremos hasta dónde hemos llegado y qué paso debemos dar a continuación.

Para conseguir obtener las respuestas a las preguntas del sprint al hacer el test, haremos entrevistas uno a uno. Recuerda que a principios de semana, el martes, habíamos empezado ya a reclutar clientes para hacer el test. El libro explica también con más detalle todo el proceso de reclutar a los clientes, preparar las entrevistas e incluso da trucos para el entrevistador para llevarlas a cabo.

En fin, como decía, las entrevistas uno a uno consisten en que el entrevistador entrevista a cada cliente de forma individual mientras prueba el prototipo, fijándose en las reacciones que éste tiene al interaccionar con el prototipo.

Mientras tanto, en la habitación continua, el resto del equipo está viendo por pantalla a tiempo real la entrevista, tomando notas en notas adhesivas, buscando las cosas que fueron bien y las que no del prototipo.

Después de la última entrevista se toman las notas y se ponen en la pared, buscando patrones. Esto permite entonces las partes que han funcionado bien y las que no. Se mirarán entonces las preguntas del lunes y se mirarán cuáles pueden ser respondidas, probablemente todas o la mayoría de ellas.
por último, antes de acabar el sprint, hablas con tu equipo de qué ha ido bien y de cuál es el siguiente paso, es decir, elaboráis un plan para llevar a cabo a partir de los resultados obtenidos en el sprint.

Si tomaste riesgos, idealmente deberías haberlos tomado porque para esto está el sprint en parte, entonces seguramente hubo partes en las que no todo fue bien al 100% y hay que hacer mejoras, o puede ser que todo haya ido muy bien y sólo haya que pulir algún punto, o todo lo contrario, un posible resultado en un sprint puede ser un fracaso oficial, es decir, que los clientes no reaccionaron en absoluto tal y como se había esperado. En ese caso hay que tener en cuenta una parte positiva: el fracaso oficial del prototipo se ha determinado en sólo 5 días, en vez de después de dedicar semanas o meses al desarrollo del prototipo.

Pase lo que pase, es probable que tengas que realizar un segundo sprint para solucionar partes que no han funcionado o para hacer un prototipo nuevo en el caso del fracaso completo. Ahora bien, no necesitarás 5 días completos como en el primero porque hay información que ya dispones, por lo que ciertos ejercicios no hará falta hacerlos y en otros avanzaréis más rápido.

Por tanto, se decida lo que se decida, después de sprint estás en una excelente posición porque tienes un prototipo concreto, tienes respuestas, datos… y por tanto deberías tener claridad sobre los siguientes pasos a tomar. Y eso es una posición fuerte para cualquier negocio, especialmente después de 5 días de inversión.

Y hasta aquí por hoy

Con el cierre del viernes llegamos ya al final del episodio número 11 de Lecciones UI para Creativos.

Como has podido ver, un Sprint Design es una metodología muy potente y eficaz para probar conceptos nuevos para tus próximas webs, web apps o apps, porque con el Sprint Design conseguirás crear y testear de forma ágil en sólo 5 días el nuevo concepto en cuestión para un proyecto y podrás determinar el plan a seguir a partir de ahí.

Si necesitas más detalle puedes encontrarlo tanto en el libro como en las webs oficiales del libro (en inglés). Todo ello lo encontrarás disponible en las notas de esta página.

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Y con esto me despido. Te espero en el episodio de la semana que viene con más metodologías y sistemas para proyectos y negocios User Interface que te ayuden cada vez a empoderarte y llegar más y más lejos.

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